Auftragsverarbeitungsvertrag

Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und VORNAME NACHNAME, ANSCHRIFT (Auftragsverarbeiter). Er wird bei der Registrierung durch Bestätigung abgeschlossen und gilt für die Dauer des Abos.

1. Gegenstand und Zweck

Der Auftragsverarbeiter überwacht, ob Anfragen aus dem Kontaktformular des Verantwortlichen in dessen Postfach ankommen. Dazu schickt er Testanfragen mit erfundenen Testdaten ab und empfängt die vom Postfach des Verantwortlichen weitergeleiteten Testmails.

2. Art der Daten und betroffene Personen

Kopfdaten weitergeleiteter Testmails: Absender- und Empfängeradressen, Zeitpunkte, Prüfergebnisse (SPF, DKIM, DMARC) von Postfächern des Verantwortlichen und seiner Mitarbeiter.
Alarmadressen, die der Verantwortliche hinterlegt, bei Agenturen auch Adressen ihrer Kunden.

Gespeichert werden nur Kennung, Zeitstempel und Prüfergebnisse. Der Inhalt der Testmails wird nach der Auswertung gelöscht. Echte Anfragen werden nicht verarbeitet, weil die Postfach-Regel nur Testanfragen weiterleitet.

3. Weisungen und Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung, die in der Nutzung des Dienstes liegt. Personen mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen

Betrieb auf einem Server in Deutschland, Zugriff nur per Schlüssel, Firewall mit Freigabe nur für Web und Verwaltung.
Verschlüsselte Übertragung (TLS) für Website, Mailabruf und Mailversand.
Anmeldung ohne Passwort über Einmal-Links, die nur als Hash gespeichert werden.
Löschung von Testmails nach der Auswertung, tägliche Sicherung mit 14 Tagen Aufbewahrung.

5. Unterauftragnehmer

IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: Server und Postfächer. Der Verantwortliche ist mit diesem Unterauftragnehmer einverstanden. Über neue Unterauftragnehmer informiert der Auftragsverarbeiter vorab per E-Mail; der Verantwortliche kann widersprechen und den Vertrag kündigen.

6. Unterstützung und Meldungen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Anfragen betroffener Personen und meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich.

7. Löschung nach Vertragsende

Mit der Löschung des Kontos werden alle Daten sofort gelöscht. Sicherungen überschreiben sich innerhalb von 14 Tagen.

8. Kontrollen

Der Verantwortliche kann sich nach Absprache von der Einhaltung dieser Pflichten überzeugen, in der Regel durch Auskünfte und Unterlagen.